AI工具为公文写作带来前所未有的效率提升，但真正的突破在于人机高效协同，而非简单替代。 本书以“公文规范+AI技能+职场实战”为主线，系统讲解AI辅助公文写作的核心方法：从基础规范与格式要求，到各类法定公文与事务公文的AI生成策略，再到语言润色与六大实用技巧，层层递进。 书中所有指令模板均经反复测试优化，案例源自真实工作场景，实操性强。最后跳出工具层面，指导读者构建个人知识体系、提升跨部门协作能力，实现从“笔杆子”到“事业伙伴”的跃升。 本书既适合高校相关专业教学，又适合机关企事业单位工作人员自学提升。

梁力中，国家高级企业培训师（三级），国家文旅部“双创人才”，上海交通大学公文写作客座讲师，公文写作与新闻写作实战专家。曾任某央企办公室主管、江苏卫视编辑、南京市委党刊记者。曾获中国期刊协会党刊分会、全国党刊研究会“全国党刊2019年优秀稿件”一等奖。从事公文写作多年，常年任教于全国各大培训机构，并常被政务机关和大学邀请授课。 张申然，公文写作实战专家，“高维公文写作”开创者。拥有17年世界500强央企行政办公经验，公文撰写累计逾150万字。现为山西省专家学者协会公文写作专家、梧桐智库（山西）培联副会长及工信部人工智能/AIGC双证高级工程师。深谙国企公文写作的底层逻辑，致力于将10年+的培训经验与前沿AI技术融合。先后出版《高效商业系统》等著作，曾获全国煤炭行业微党课特等奖，是公文提质增效与AI办公深度融合的实战者。

《公文应该这样写：AI公文写作实操一本通》 目录 第一章?公文写作必备基础知识 第一节 全面了解公文 一、公文的定义及特点.........................................................................................................003 二、公文的分类...................................................................................................................005 （一）按行文方向分类..................................................................................................006 （二）按适用范围分类..................................................................................................007 （三）按涉密程度与阅读、传播范围分类....................................................................007 （四）按事项紧急程度、办理时限要求分类.................................................................008 （五）按性质、作用分类..............................................................................................009 （六）按规范性、定位分类...........................................................................................010 三、公文的基本格式............................................................................................................010 （一）版头格式.............................................................................................................011 （二）主体格式.............................................................................................................012 （三）版记格式.............................................................................................................013 （四）总结：公文格式标准化的意义............................................................................014 第二节 公文办理的基本流程与公文写作的基本要求 一、公文办理的基本流程.....................................................................................................015 （一）起草：明确意图，规范起草...............................................................................015 （二）审核：严格把关，确保合规...............................................................................016 （三）签发：权责明晰，正式生效...............................................................................016 （四）复核：查漏补缺，精准校验...............................................................................017 （五）登记：规范记载，有据可查...............................................................................017 （六）印制：规范排版，确保质量...............................................................................017 （七）核发：严格校验，精准投递...............................................................................018 （八）整理归档：系统整理，长效保存........................................................................018 二、公文写作的基本要求.....................................................................................................019 （一）坚持正确政治方向，严守政策纪律底线.............................................................019 （二）确保内容真实准确，所有信息有据可依.............................................................019 （三）构建严谨逻辑结构，内容安排主次分明.............................................................020 （四）使用规范简明语言，体现庄重得体风格.............................................................020 （五）遵循统一格式标准，确保形式无懈可击.............................................................020 （六）恪守法定处理程序，保障公文合法有效.............................................................021 第三节 公文写作的基本方法 一、立意与构思...................................................................................................................022 （一）立意的原则.........................................................................................................022 （二）构思的方法.........................................................................................................023 二、谋篇与布局...................................................................................................................025 （一）基本结构.............................................................................................................025 （二）布局逻辑.............................................................................................................026 三、表达与行文...................................................................................................................027 （一）主要表达方式......................................................................................................028 （二）行文语言要求......................................................................................................028 四、撰写与修改...................................................................................................................030 （一）撰写方法.............................................................................................................030 （二）修改方法.............................................................................................................031 第四节 公文写作的常用技巧 一、标题拟制技巧................................................................................................................034 （一）准确概括事由，避免空泛或冗长........................................................................034 （二）规范使用“发文机关名称+事由+文种”结构.................................................035 （三）差异化处理不同公文的标题...............................................................................036 二、开头与结尾撰写技巧.....................................................................................................037 （一）常见开头方式......................................................................................................037 （二）常见结尾方式......................................................................................................039 （三）切忌开头冗长、结尾突兀...................................................................................039 三、层次与条理安排技巧.....................................................................................................040 （一）合理安排结构层次..............................................................................................041 （二）活用段落主题句..................................................................................................041 （三）规范使用逻辑连接词...........................................................................................042 四、语句打磨技巧................................................................................................................043 （一）删除空话、套话，突出实质内容........................................................................043 （二）规避歧义、模糊，追求精准表述........................................................................044 （三）多用短句、陈述句，合理优化句式....................................................................044 五、数据与事实呈现技巧.....................................................................................................045 （一）数据引用：真实、权威.......................................................................................045 （二）事实陈述：客观、简洁.......................................................................................046 （三）适时使用图表、附件...........................................................................................046 六、政策依据嵌入技巧.........................................................................................................047 （一）准确援引法律法规、规范性文件........................................................................047 （二）有机衔接政策依据与具体事项............................................................................048 （三）规避断章取义、过度堆砌...................................................................................048 七、修改与校对技巧............................................................................................................049 （一）落实“三查三看”................................................................................................049 （二）识别并规避常见错误...........................................................................................050 （三）掌握清单式核对法..............................................................................................051 八、效率提升技巧................................................................................................................052 （一）系统化管理：建立与管理素材库........................................................................052 （二）模板化写作：掌握快速成文法............................................................................053 （三）批注式修改：善用办公软件...............................................................................054 （四）朗读式校对：高效捕捉节奏、逻辑瑕疵.............................................................054 第二章?AI公文写作基础与技巧 第一节 认识AI公文写作 一、AI公文写作的含义........................................................................................................058 二、AI公文写作的特点........................................................................................................059 三、AI公文写作的优点........................................................................................................060 （一）写得更快：节省时间，提升效率........................................................................061 （二）写得更规范：格式统一，用词准确....................................................................061 （三）写得更清楚：逻辑严密，重点突出....................................................................062 （四）堪称“在线教练”：无差别“培训”，助力进步..................................................062 （五）安全可靠：适配政务环境...................................................................................063 四、AI公文写作的痛点........................................................................................................064 （一）AI工具缺乏判断力，经常“照搬照抄”..............................................................064 （二）AI工具时有“幻觉”，可能编造内容..................................................................065 （三）用词“千篇一律”，缺乏个性与温度..................................................................066 （四）存在新的安全与合规风险...................................................................................066 （五）过度依赖AI工具会产生负面影响.......................................................................067 第二节 AI公文写作的工具、步骤与注意事项 一、AI公文写作的常用工具.................................................................................................069 （一）DeepSeek...........................................................................................................069 （二）Kimi....................................................................................................................071 （三）豆包....................................................................................................................072 （四）文心一言.............................................................................................................074 （五）千问....................................................................................................................075 （六）秘塔写作猫.........................................................................................................077 二、AI公文写作的步骤........................................................................................................079 （一）明确需求、准备素材...........................................................................................080 （二）设计提示词、生成初稿.......................................................................................080 （三）审阅与修改、完善..............................................................................................082 （四）核对格式、定稿输出...........................................................................................082 三、AI公文写作的注意事项.................................................................................................084 第三节 使用AI工具辅助撰写公文的常用技巧 一、提示词设计技巧............................................................................................................085 （一）明确内容要素......................................................................................................086 （二）嵌入政策依据、格式要求...................................................................................086 （三）使用结构化提示词..............................................................................................087 二、风格控制技巧................................................................................................................088 （一）指定行文风格......................................................................................................088 （二）明确排除项.........................................................................................................088 （三）明确行文关系......................................................................................................089 三、内容生成/优化技巧......................................................................................................090 （一）分段生成与模块化写作.......................................................................................090 （二）多轮迭代与版本对比...........................................................................................090 （三）引导AI工具聚焦核心信息..................................................................................091 四、政策/事实校准技巧......................................................................................................092 （一）识别并修正错误信息...........................................................................................092 （二）手动嵌入关键政策依据和数据............................................................................092 （三）建立“AI初稿+人工核验”工作机制................................................................093 五、格式/结构规范技巧......................................................................................................093 （一）预设结构模板......................................................................................................093 （二）校正格式要素......................................................................................................094 （三）要求AI工具检查格式.........................................................................................094 六、协同修改与审校技巧.....................................................................................................095 （一）要求AI工具自行检查、优化..............................................................................095 （二）人机协同、互为补充...........................................................................................095 （三）善用AI语音功能.................................................................................................096 七、风险防范技巧................................................................................................................096 （一）不使用AI工具处理涉密内容、敏感内容...........................................................097 （二）不提交未经审核的AI工具生成内容...................................................................097 （三）遵循“人为主、AI为辅”的工作原则................................................................097 第三章?使用AI工具辅助撰写法定公文 第一节 认识法定公文 一、法定公文的定义与特点.................................................................................................101 二、法定公文的种类与适用范围..........................................................................................103 三、使用法定公文的基本原则..............................................................................................110 （一）文种必须合规......................................................................................................110 （二）用途必须准确......................................................................................................110 （三）权限必须匹配......................................................................................................111 （四）坚持一文一事......................................................................................................111 四、撰写法定公文的注意事项..............................................................................................111 （一）格式要求：规范、完善.......................................................................................112 （二）内容要求：真实、准确.......................................................................................112 （三）语言表达要求：精准、得体...............................................................................113 第二节 使用AI工具辅助撰写法定公文的常用技巧 一、决议/决定的AI辅助撰写要点......................................................................................115 （一）优化提示词，引导AI工具输出规范文本...........................................................116 （二）决议与决定的写作要点.......................................................................................117 二、通知/通报的AI辅助撰写要点......................................................................................118 （一）构建“AI模板”...................................................................................................119 （二）通知类公文的“AI模板”....................................................................................119 （三）通报类公文的“AI模板”....................................................................................121 三、报告/请示/批复的AI辅助撰写要点...........................................................................123 （一）报告、请示和批复的区别...................................................................................124 （二）报告、请示和批复的不同逻辑结构....................................................................124 （三）优化提示词，完善关键要素...............................................................................126 （四）提示词实例.........................................................................................................126 四、函/纪要的AI辅助撰写要点.........................................................................................128 （一）函与纪要的语体风格...........................................................................................128 （二）AI辅助撰写的语体偏差风险...............................................................................130 （三）优化提示词，完善关键要素...............................................................................131 （四）全面校准，确保语体合规...................................................................................132 第三节 实战演练 （一）第一步：明确意图，收集素材............................................................................135 （二）第二步：新建AI对话，输入提示词...................................................................137 （三）第三步：获取并评估AI工具生成的稿件...........................................................139 （四）第四步：人工审核与修改...................................................................................141 （五）第五步：定稿与整理归档...................................................................................144 第四章?使用AI工具辅助撰写事务性公文 第一节 认识事务性公文 一、事务性公文概述............................................................................................................148 （一）事务性公文的含义..............................................................................................148 （二）事务性公文的主要类型.......................................................................................149 （三）事务性公文的实用价值.......................................................................................150 二、事务性公文与法定公文的区别.......................................................................................151 三、事务性公文的适用场景与必要性...................................................................................153 （一）动议：工作的“发令枪”.....................................................................................153 （二）会议：决策的“导航仪”.....................................................................................154 （三）调研：路径的“勘探队”.....................................................................................154 （四）计划：执行的“施工图”.....................................................................................155 （五）总结：迭代的“校准器”.....................................................................................155 第二节 事务性公文的写作基础 一、事务性公文的格式要求.................................................................................................157 （一）标题格式.............................................................................................................157 （二）正文格式.............................................................................................................158 （三）落款与日期格式..................................................................................................158 二、事务性公文的行文规范与原则.......................................................................................159 （一）事务性公文的行文规范.......................................................................................159 （二）事务性公文的行文原则.......................................................................................160 三、事务性公文的写作要点.................................................................................................161 （一）目的性强：以明确诉求引领写作方向.................................................................161 （二）真实性强：以可靠材料筑牢文本根基.................................................................161 （三）条理性强：以清晰结构提升阅读效率.................................................................162 （四）专业性强：以精准语言彰显专业素养.................................................................162 （五）规范性强：以规范格式塑造专业形象.................................................................163 第三节 使用AI工具辅助撰写事务性公文的要点 一、计划类事务性公文的AI写作要点.................................................................................164 （一）计划类事务性公文的写作逻辑............................................................................164 （二）计划类事务性公文的提示词设计........................................................................165 （三）使用AI工具辅助分解任务..................................................................................166 （四）使用AI工具辅助细化措施..................................................................................167 （五）使用AI工具辅助嵌入量化指标..........................................................................168 二、总结类事务性公文的AI写作要点.................................................................................169 （一）总结类事务性公文的写作逻辑............................................................................170 （二）总结类事务性公文的提示词设计........................................................................170 （三）使用AI工具辅助提炼亮点..................................................................................172 （四）使用AI工具辅助剖析问题..................................................................................174 （五）使用AI工具辅助优化语言..................................................................................175 三、调研类事务性公文的AI写作要点.................................................................................177 （一）调研类事务性公文的写作逻辑............................................................................178 （二）调研类事务性公文的提示词设计........................................................................178 （三）使用AI工具辅助整理数据..................................................................................181 （四）使用AI工具辅助诊断问题..................................................................................183 （五）使用AI工具辅助生成对策..................................................................................184 （六）使用AI工具辅助提炼观点..................................................................................186 四、会议类事务性公文的AI写作要点.................................................................................188 （一）会议类事务性公文的写作逻辑............................................................................188 （二）使用AI工具辅助撰写会议通知..........................................................................188 （三）使用AI工具辅助撰写主持词..............................................................................192 （四）使用AI工具辅助撰写讲话稿..............................................................................195 （五）使用AI工具辅助撰写会议简报..........................................................................199 五、信息类事务性公文的AI写作要点.................................................................................201 （一）信息类事务性公文的写作逻辑............................................................................202 （二）信息类事务性公文的提示词设计........................................................................202 （三）使用AI工具辅助提炼标题..................................................................................204 （四）使用AI工具辅助压缩内容..................................................................................206 （五）使用AI工具辅助抓取亮点..................................................................................208 第四节 实战演练（以使用AI工具辅助撰写会议记录为例） （一）案例背景与准备工作...........................................................................................211 （二）操作步骤详解......................................................................................................212 第五章?使用AI工具辅助润色公文 第一节 使用AI工具润色公文的利与弊 一、润色的要点...................................................................................................................220 （一）语言规范化.........................................................................................................220 （二）逻辑清晰化.........................................................................................................221 （三）表达精练化.........................................................................................................221 （四）语气得体化.........................................................................................................221 （五）格式标准化.........................................................................................................221 二、使用AI工具润色公文的优势.........................................................................................222 （一）提升效率，节省时间...........................................................................................222 （二）规范语言，减少差错...........................................................................................222 （三）优化表达，增强可读性.......................................................................................223 （四）统一风格，保持一致性.......................................................................................223 （五）辅助学习，提升能力...........................................................................................223 三、使用AI工具润色公文的局限.........................................................................................224 （一）缺乏对政策语境的深层理解...............................................................................224 （二）无法判断事实准确性、内容真实性....................................................................225 （三）难以把握语气分寸、行文关系............................................................................225 （四）格式与规范可能存在适配问题............................................................................225 （五）存在信息泄露等安全风险...................................................................................226 （六）易出现“技术依赖”现象...................................................................................226 四、AI润色的适用场景........................................................................................................226 （一）语言表达优化场景..............................................................................................227 （二）逻辑结构梳理场景..............................................................................................228 （三）标题与金句提炼场景...........................................................................................229 （四）格式规范性检查场景...........................................................................................230 （五）多版本对比与灵感激发场景...............................................................................231 第二节 润色公文的技巧 一、精简语言.......................................................................................................................233 （一）删减冗余词语......................................................................................................233 （二）简化句式.............................................................................................................234 （三）删减繁复表述......................................................................................................235 （四）案例对比与修改示范...........................................................................................236 二、分条列项.......................................................................................................................238 （一）分条列项的核心价值...........................................................................................238 （二）分条列项的基本原则...........................................................................................239 （三）分条列项的常用方式...........................................................................................240 （四）多层级的搭配规范..............................................................................................241 （五）案例对比与修改示范...........................................................................................241 三、提炼段旨.......................................................................................................................242 （一）段旨句的三大作用..............................................................................................243 （二）段旨句的提炼原则..............................................................................................244 （三）段旨句的常见类型..............................................................................................245 （四）段旨句的写作技巧..............................................................................................246 （五）案例对比与修改示范...........................................................................................247 四、调整句式.......................................................................................................................248 （一）合理搭配长句与短句：张弛有度........................................................................248 （二）适时选择主动句与被动句：因体施策.................................................................249 （三）交替使用陈述句、祈使句、判断句：变化生姿..................................................250 （四）巧妙结合整句与散句：错落成韵........................................................................251 （五）案例对比与修改示范...........................................................................................251 五、优化标题.......................................................................................................................252 （一）高质量标题的三大标准.......................................................................................252 （二）公文标题的常见类型...........................................................................................253 （三）优化标题的4种方法..........................................................................................255 （四）案例对比与修改示范...........................................................................................257 六、把控语气.......................................................................................................................258 （一）把控语气的基本原则...........................................................................................259 （二）常见的语气问题与调整方法...............................................................................259 （三）案例对比与修改示范...........................................................................................261 第三节 可参考的提示词模板 一、语言优化类提示词模板.................................................................................................263 二、句式调整类提示词模板.................................................................................................264 三、标题与金句提炼类提示词模板.......................................................................................266 四、风格转换类提示词模板.................................................................................................268 第六章?职场实战技能 第一节 构建个人知识体系：成为业务领域的“活字典” 一、政策法规库：建立“规则雷达”.....................................................................................272 （一）三层塔结构.........................................................................................................273 （二）高阶技巧：关键词追踪.......................................................................................274 （三）实操建议.............................................................................................................274 二、数据案例库：打造“硬通货”........................................................................................275 （一）数据分类：硬弹药与软弹药...............................................................................275 （二）案例管理的核心：多重标签...............................................................................277 （三）实操建议.............................................................................................................277 三、金句素材库：储备“风格化模块”.................................................................................278 （一）金句来源.............................................................................................................278 （二）收集方法：不仅记句子，还记场景....................................................................279 （三）使用原则.............................................................................................................279 （四）实操建议.............................................................................................................280 四、单位情况库：掌握“地形图”........................................................................................280 （一）分层完善、动态更新...........................................................................................280 （二）联动机制.............................................................................................................282 （三）实操建议.............................................................................................................282 五、用智能体管理个人知识库..............................................................................................283 （一）核心原则.............................................................................................................283 （二）技术实现路径......................................................................................................283 （三）三步构建智能体..................................................................................................285 （四）脱敏处理要点......................................................................................................286 （五）重要提醒.............................................................................................................287 第二节 向上沟通的艺术：以领导为“最佳搭档” 一、汇报时机：把握“黄金窗口”........................................................................................288 （一）一天中的“黄金时段”.........................................................................................288 （二）一周中的“周期性变化”.....................................................................................289 （三）合理处理特殊情况..............................................................................................289 二、汇报技巧：从“情况简报”到“作战方案”...................................................................290 （一）面对任务，及时复述、确认...............................................................................290 （二）提交成果，展示作战方案...................................................................................291 （三）提供可行性证据支持...........................................................................................292 （四）使用高质量的汇报结构.......................................................................................293 三、思维工具：六顶思考帽.................................................................................................293 （一）了解六顶思考帽..................................................................................................294 （二）适时使用六顶思考帽...........................................................................................294 （三）六顶思考帽在公文写作中的应用........................................................................296 四、领导类型：让公文“对路”的实战指南........................................................................297 （一）类型一：全能实干型领导...................................................................................297 （二）类型二：文字水平有限的领导............................................................................298 （三）类型三：要求多且“善变”的领导....................................................................299 第三节 跨部门协作之道：将阻力转化为助力 一、与同事相处的原则：真诚、尊重、权责清晰.................................................................302 （一）真诚待人.............................................................................................................302 （二）尊重同事的工作习惯...........................................................................................303 （三）追求权责清晰......................................................................................................303 二、任务执行策略：规范流程、智慧催促............................................................................304 （一）“三次催促”法则................................................................................................304 （二）设置汇报预警点..................................................................................................304 （三）截止时间的管理艺术...........................................................................................305 （四）利用工具规范流程..............................................................................................305 三、应对复杂局面的技巧：工作留痕、严守流程.................................................................306 （一）警惕“帮忙”变“背锅”.....................................................................................306 （二）敬畏流程，绝不“跳级”.....................................................................................306 （三）最终责任应自负..................................................................................................307 第四节 职业发展突围：从“不可替代”到“可托付” 一、理解现实：为何“写得好”反而“走不了”...................................................................308 （一）管理惰性严重......................................................................................................308 （二）价值认知错位......................................................................................................309 （三）沟通渠道缺失......................................................................................................309 二、心态升维：从“受害者”到“主导者”..........................................................................310 （一）认知重置：才华是资产，不是负债....................................................................310 （二）目标转换：追求“发展”，而非“解脱”.............................................................310 （三）关系重构：与领导结成“发展同盟”..................................................................311 三、行动策略：开启“职业发展对话”.................................................................................311 （一）对话准备：梳理价值，明确诉求........................................................................311 （二）对话沟通：遵循“非暴力沟通”与“职业对话”法则.......................................313 （三）对话跟进：管理预期，巩固关系........................................................................314 四、目的：让领导愿意“送你走”........................................................................................315 （一）领导会重新“算账”............................................................................................315 （二）培养人才是更大的政绩.......................................................................................316 （三）最终结果：心甘情愿地“送你走”......................................................................316