序
钱学森先生创立的航天系统工程思想是中国航天事业发展的重要指导思想,
其作为科学与哲学相结合的产物,被誉为当今学术界的一座丰碑。系统工程活动
是从用户需求出发,运用一系列工程研制策略、技术活动和技术管理活动以及跨
学科的专业技术活动,在进度、成本和其他约束条件下,
使系统满足用户的需求。中国空间技术研究院在长期的型号研究、设计、开发、生产、试验、发射、
运行和应用中,不断丰富和发展系统工程思想,形成了院长令、两条指挥线、专
家评审会等系列管理方法。
经过数十年发展,航天系统工程思想逐渐推广到经济社会更为广阔的领域,
衍生出军事系统工程、农业系统工程、社会系统工程、教育系统工程、法治系统
工程等众多分支学科。航天系统工程思想在不同的细分领域也得到越来越多的应
用,例如本书就将之应用到三航论坛等高端会议项目管理上,采用矩阵式管理、
项目经理制,制定工作分解结构(WBS),狠抓流程与质量管理,开展成本控制
与供应商管理等等,大大提高了工作效率和服务质量,取得了较好的效果。
高端论坛会议是科学家、专家学者、政府机构人员、企业家们交流科技成
果、分享工程经验、探讨融合应用、实现产业落地的综合性舞台,是促进科技创
新、服务国民经济的重要载体之一。小到十余人的型号评审会、项目对接会,大
到数千人的产业论坛、峰会,都要直面用户的需求以及进度、成本等约束,直面
一系列技术及管理活动,最终达成会议的目的和效果。
本书作者长期接触航天系统工程思想并受其熏陶,自然而然地便在工作中形
成了相应的方法论。当他们将系统工程理论与项目管理理论融入论坛会议项目的
整体管理实践后,从会议策划到组织实施细节,从流程管理、人员管理、经费管
理到会务管理等,很多复杂、棘手的问题变得迎刃而解。长期实践证明,这个方
法论很有航天特色。会议活动深入应用和贯彻系统工程,是一个不断摸索和迭代
的过程,就如同具体型号有各自的系统管理实践一样,不同规模、不同主题、不
同举办方式的会议,也有着自己的系统工程实践,需要在实际工作中与时俱进、
持续改进。
感谢中国空间技术研究院杰出青年基金的支持,让我看到航天系统工程思想
与高端会议项目管理的有机结合。航天系统工程思想博大精深,具有广泛的应用
价值。在新时代中国特色社会主义事业的发展进程中,
我们应该在原有的基础上,深入挖掘,将其融入和运用于具体实践工作,进一步促进航天学术技术和产
业交流,促进国民经济建设和社会科技发展。
目
录
第1章概述……………………………………………………………………… 1
1.1 会议的意义及要素………………………………………………………… 1
1.2 会议的分类………………………………………………………………… 4
1.3 会议相关行业政策………………………………………………………… 6
1.4 航天高端会议的特点……………………………………………………… 8
1.5 航天系统工程与会议项目管理…………………………………………… 9
第2章会议项目团队管理……………………………………………………… 13
2.1 组建工作机构……………………………………………………………… 13
2.2 确定项目经理……………………………………………………………… 15
2.3 项目经理的关键素质……………………………………………………… 19
2.4 建立责任矩阵……………………………………………………………… 21
第3章会议项目策划与计划…………………………………………………… 23
3.1 做好客户沟通……………………………………………………………… 24
3.2 拟定总体策略……………………………………………………………… 25
3.3 制定实施途径……………………………………………………………… 26
3.3.1 定义会议项目基线…………………………………………………… 26
3.3.2 建立会议项目管理架构……………………………………………… 27
3.3.3 制定具体实施途径…………………………………………………… 30
3.3.4 会议管理注意事项…………………………………………………… 41
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·Ⅵ· 航天高端会议项目管理
第4章会议流程管理…………………………………………………………… 43
4.1 技术流程工作的必要性…………………………………………………… 44
4.2 项目分解与技术流程的建立……………………………………………… 45
4.3 会议项目的进度管理……………………………………………………… 48
4.4 甘特图在会议进度管理中的使用………………………………………… 52
第5章会议物资保障管理……………………………………………………… 55
5.1 物资保障管理工作的主要内容…………………………………………… 55
5.2 物资保障的技术与方法…………………………………………………… 57
5.3 物资保障的分类方法……………………………………………………… 58
5.4 物资保障中的设计工作…………………………………………………… 60
第6章会议项目管理信息化…………………………………………………… 63
6.1 常用信息化系统…………………………………………………………… 63
6.2 会前工作的信息化………………………………………………………… 65
6.3 会中工作的信息化………………………………………………………… 68
6.4 会后工作的信息化………………………………………………………… 71
第7章会议论文管理…………………………………………………………… 73
7.1 会议论文处理流程………………………………………………………… 74
7.2 会议论文编辑与出版……………………………………………………… 76
第8章会议宣传………………………………………………………………… 80
8.1 会议宣传的必要性………………………………………………………… 80
8.2 会议宣传阶段划分及任务………………………………………………… 82
8.2.1 宣传阶段划分………………………………………………………… 82
8.2.2 宣传渠道……………………………………………………………… 83
8.2.3 三航论坛品牌传播案例……………………………………………… 84
8.3 媒体组织…………………………………………………………………… 86
8.4 通稿拟写和审查…………………………………………………………… 87
目录·Ⅶ·
8.4.1 通稿拟写……………………………………………………………… 87
8.4.2 审查…………………………………………………………………… 88
8.5 效果评估…………………………………………………………………… 89
第9章参会代表管理…………………………………………………………… 92
9.1 接待人员分类……………………………………………………………… 92
9.2 接待礼仪…………………………………………………………………… 93
9.3 制定接待方案……………………………………………………………… 95
第10
章会议项目经费管理…………………………………………………… 108
10.1 会议成本控制方法……………………………………………………… 108
10.2 会议项目的收支………………………………………………………… 110
10.2.1 会议收入…………………………………………………………… 110
10.2.2 会议支出…………………………………………………………… 112
第11
章会议采购与合同管理………………………………………………… 116
11.1 制订采购计划…………………………………………………………… 117
11.2 实施询价和供方选择…………………………………………………… 120
11.3 合同流程管理…………………………………………………………… 121
第12
章会务管理……………………………………………………………… 125
12.1 会前管理工作…………………………………………………………… 126
12.2 会中管理工作…………………………………………………………… 134
12.3 会后管理工作…………………………………………………………… 138
12.4 涉及会务服务质量的注意事项………………………………………… 139
第13
章会议供应商管理……………………………………………………… 142
13.1 会议供应商开发………………………………………………………… 143
13.2 会议供应商的选择……………………………………………………… 144
13.3 会议供应商管理主要指标……………………………………………… 145
·Ⅷ· 航天高端会议项目管理
13.4 会议供应商关系管理…………………………………………………… 150
附录………………………………………………………………………………… 152
模板1 项目策划沟通单……………………………………………………… 152
模板2 会议场地调研情况表………………………………………………… 154
模板3 筹备工作领导组成员及分工表……………………………………… 155
模板4 会议日程列表………………………………………………………… 157
模板5 会议详细分工及时间进度表………………………………………… 160
模板6 会议征文通知示例…………………………………………………… 163
模板7 市内车辆使用安排列表……………………………………………… 173
参考文献…………………………………………………………………………… 174
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