本书基于现代秘书工作环境，在对文档管理工作进行概述的前提下，全面阐释文书档案管理的工作流程。主要内容包括：文档与文档工作概述，文书处理，文件的整理与归档，归档文件的整理，档案的鉴定与保管，档案的检索、编研与提供利用，文书档案管理现代化，声像档案管理概要，专门档案管理概要。
第四版修订的侧重点有两个方面：一是全面衔接2020年版的《中华人民共和国档案法》和近三年出台的重要相关法规标准，进一步规范了相关表述，补充了相关教学内容；二是在“学习目标”“想一想”“知识链接”“拓展阅读”“案例”“小贴士”等小板块和“思考与实训”中有意识地增加了思政元素或素材。

陈祖芬为莆田学院文化与传播学院教授、硕士生导师、科研处处长，福建省非物质文化遗产学会副会长、莆田市高层次人才交流协会监事，国家社会科学基金项目成果鉴定专家库成员、教育部人才计划评审专家库成员，入选福建省百千万人才工程省级人选、福建省高校新世纪优秀人才、福建省档案专家、中国高教学会秘书学专业委员会优秀秘书教师。主持国家社会科学基金项目两项，省部级项目四项，参与各级各类其他项目多项。一部教材获福建省本科优秀特色教材，两次获福建省教学成果奖一等奖，两次获福建省社会科学优秀成果奖，在《档案学研究》《档案学通讯》《中国档案》《图书情报知识》《情报资料工作》《文化遗产》《世界宗教文化》等刊物发表论文百余篇。

第一章文档与文档工作概述
第一节 文书与文书工作
一、文书的概念
二、文书的作用
三、文书的种类
四、文书的稿本
五、文书工作概述
六、文书工作的组织与管理
第二节 档案与档案工作
一、档案的概念
二、档案的价值
三、档案的作用
四、档案的种类
五、档案工作概述
六、档案工作的组织与管理
第三节 关系辨析：文书与档案
一、文书与档案的关系
二、文书工作与档案工作的关系

第二章文书处理
第一节 行文制度
一、行文关系与行文方向
二、行文方式与行文规则
第二节 文书办理
一、文书办理流程
二、文书办理的方法和要求
第三节 文书管理
一、文书管理职责
二、文书管理原则
三、文书管理制度
四、文书管理方法
五、内部文件管理

第三章文件的整理与归档
第一节文件整理与归档工作概述
一、文件整理与归档的概念和内容
二、文件整理与归档工作的意义
三、文件整理工作的原则
第二节文件整理归档的范围
一、机关文件整理归档的范围
二、企业文件整理归档的范围
第三节文件的分类
一、文件分类概述
二、分类的一般方法
三、复式分类法的选择
四、分类方案的编制
第四节归档文件的整理
一、《归档文件整理规则》概述
二、归档文件整理的方法与步骤
第五节单位内项目文件的整理
一、项目文件整理的特点
二、建设项目文件的整理
三、大型活动项目文件的整理
四、科研项目文件的整理
第六节单位内文件的归档
一、归档的概念
二、建立健全归档制度的必要性和意义
三、归档制度的内容
四、档案室对文件归档的组织工作

第四章档案的收集与整理
第一节档案的收集
一、档案收集的含义
二、档案收集工作的内容
三、档案收集工作的意义
第二节档案的整理
一、档案整理的概念和范围
二、全宗
三、案卷排列

第五章档案的鉴定与保管
第一节档案的鉴定
一、档案鉴定的原则和标准
二、现行单位档案鉴定工作的组织
三、档案的销毁
第二节档案的保管
一、档案保管概述
二、档案保管工作的任务和基本原则
三、档案库房的管理
四、档案的安全保护

第六章档案的检索、编研与提供利用
第一节档案的检索
一、档案检索工作的一般过程
二、档案的著录
三、档案检索工具的分类与介绍
第二节档案的编研
一、大事记
二、组织沿革
三、档案文件汇编
四、会议简介
五、科技成果汇编
六、企业年鉴
七、员工手册
第三节档案的利用服务
一、提供阅览服务
二、档案外借服务
三、制发档案复制件
四、举办展览
五、制发档案证明
六、咨询服务
七、档案网络服务

第七章文书档案管理现代化
第一节文档一体化概述
一、文档一体化的意义
二、实现文档一体化的前提
三、文档一体化的理论依据与技术支持
第二节文档管理系统简介
一、文档管理系统的目标
二、文档管理系统的功能与特点
三、文档管理系统的模块设计
四、文档管理系统的基本使用方法
第三节电子文件管理
一、电子文件生成阶段的管理
二、电子文件的采集
三、电子文件的传送
四、电子文件的鉴定
五、电子文件的最终处置
六、大数据时代的电子文件管理

第八章声像档案管理概要
第一节照片档案管理概要
一、照片档案的构成与种类
二、照片档案的管理流程
第二节数码照片档案管理概要
一、数码照片的立卷归档
二、数码照片的整理和保管
三、数码照片的利用
第三节光盘档案管理概要
一、光盘档案的记录原理与种类
二、光盘档案的管理流程
第九章专门档案管理概要
第一节人事档案管理概要
一、人事档案概述
二、人事档案的文件材料收集
三、人事档案的文件材料鉴别
四、人事档案的整理
五、人事档案的保管
六、人事档案的利用
七、人事档案的转递
第二节会计档案管理概要
一、会计档案概述
二、会计档案的归档范围
三、会计档案的整理立卷
四、电子会计资料的管理要求
五、会计档案的保管
六、会计档案的归档与移交
七、会计档案的借阅
八、会计档案的鉴定与销毁

参考文献
附录1 重要法规及规范性文件目录
附录2 重要标准目录